Guía de presupuesto para fondos públicos

Antes de la planilla: define qué financia el fondo

Lee primero el objetivo del instrumento y los gastos elegibles. Muchos fondos no cubren activos fijos, deuda previa o gastos generales de la empresa; si incluyes una partida no elegible, el evaluador puede descartar toda la postulación, no solo esa línea.

No partas desde los montos: parte desde las actividades. Haz una lista corta y asigna a cada una lo que necesita (horas de trabajo, materiales, servicios externos, licencias, traslados). Revisa también si el fondo exige cofinanciamiento propio o valorizado.

Partidas que no pueden faltar

• Recursos humanos: cargo, función, horas o meses y tarifa.
• Gastos de operación: materiales, insumos, arriendo de equipos, licencias de software, prototipado.
• Servicios externos: consultorías, laboratorios, diseño; se justifican cuando el equipo no tiene la capacidad interna.
• Difusión y transferencia, y gastos de viaje: solo si el fondo lo permite y el proyecto lo requiere; revisa topes y destinos.
• Administración: algunos fondos aceptan un porcentaje y suele tener tope. Verifica las bases.
• Cada partida con un nombre claro y un monto total. Evita «varios» o «imprevistos»: los evaluadores desconfían de lo genérico.

Cómo calcular y justificar cada monto

• No inventes montos redondos: usa cotizaciones, precios de mercado o tarifas referenciales, y guárdalas aunque no te las pidan.
• Recursos humanos: define una tarifa por hora o por mes según el rol; considera el costo empresa o la tarifa de mercado, y respeta los topes de honorarios.
• Servicios externos: pide al menos una cotización real y desglosa qué incluye (sesiones, entregables, plazo).
• Materiales: precios unitarios y cantidades, para que cada línea se pueda verificar.
• Si el proyecto tiene etapas, separa el presupuesto por etapa o actividad.

Errores que descartan un presupuesto

• Pedir menos de lo necesario por miedo al rechazo: deja el proyecto inviable y el evaluador lo nota.
• Inflar partidas sin justificación o duplicar gastos entre partidas.
• Olvidar impuestos o retenciones, de modo que el monto no alcanza.
• No considerar el desfase de caja si el fondo reembolsa después de ejecutar el gasto.
• Mezclar gastos del proyecto con la operación regular de la empresa.
• No revisar los topes por partida (honorarios, viajes, administración).

Que presupuesto, formulario y cronograma cuenten lo mismo

• Cada actividad del cronograma debe tener recursos asignados.
• Si un hito requiere un pago grande, ese gasto debe aparecer en la etapa correspondiente.
• Todas las personas del equipo deben aparecer en recursos humanos con su dedicación.
• Si te comprometes a un indicador ambicioso, el presupuesto debe respaldar los recursos para alcanzarlo.
• Antes de enviar, lee el proyecto como si fueras el evaluador y busca saltos lógicos: una actividad sin financiamiento, un gasto sin actividad.

Revisión final

Dedica una tarde a revisarlo con otra persona del equipo que no lo haya armado: ¿entiende qué se hará con el dinero?, ¿hay partidas poco claras?, ¿el total calza con el alcance? Si el fondo permite consultas, úsalas para los gastos dudosos y los topes.